Les RH et la façon dont on gère les personnes changent. Avec les perturbations numériques, les changements culturels et les employés qui attendent désormais davantage de leur vie professionnelle, les managers se posent des questions.
Comment et pourquoi vous devriez automatiser les processus RH ?
S'il ne pouvait sauver qu'un seul département d'un immeuble de bureaux en feu, l’auteur sauverait les ressources humaines.
Pourquoi ? Il est convaincu que les RH sont essentielles à la réussite d'une entreprise. S'ils sont correctement responsabilisés, les RH peuvent devenir un "partenaire stratégique" de la direction générale, avec "à la fois un mandat et une responsabilité".
Il va sans dire qu'un département RH bien doté est un atout pour une organisation, mais c'est un luxe que peu de petites entreprises peuvent se permettre, littéralement.
Il est pourtant possible d'automatiser les processus RH sans avoir besoin d'une équipe entière de personnes et d'une suite de logiciels spécialisés coûteux. Les processus administratifs en particulier, comme le suivi des feuilles de temps et l'accueil, sont mûrs pour l'automatisation. Mais pourquoi cela vaut la peine de le faire ?
Donc, si vous devez améliorer votre gestion du personnel mais ne savez pas comment ni par où commencer, essayez d'automatiser ces 5 processus.
1. Recrutement
Le recrutement est un processus long et exigeant sur le plan administratif. La publication des descriptions de poste, la collecte et l'examen des candidatures, la conduite des entretiens, l'évaluation des candidats, voilà de quoi occuper votre équipe pendant des semaines.
Vous pouvez automatiser votre processus d'embauche en utilisant des outils.
Avant tout, l'automatisation de vos processus d'embauche vous aidera à accélérer vos délais de recrutement et à offrir une meilleure expérience aux candidats.
En outre, vous serez en mesure de mieux gérer l'accès aux informations sensibles concernant votre entreprise et les recrutements potentiels, ce qui améliorera votre niveau de sécurité dans son ensemble.
2. Embarquement
Vous pouvez également automatiser l'accueil des nouveaux employés. Il existe des outils qui permettent de générer et de distribuer vos contrats de travail, ainsi que des logiciels de gestion des documents pour réduire la quantité de documents à remplir par un nouvel employé.
Et, bien sûr, si vous pouvez automatiser vos processus d'accueil, vous pouvez également automatiser vos processus de départ. Il s'agit des tâches administratives qui doivent être accomplies lorsqu'un employé quitte votre entreprise et qui peuvent inclure des éléments tels que les enquêtes de sortie et les résumés des fiches de paie.
3. Suivi des feuilles de temps
Les feuilles de temps sont le fléau de certaines personnes, et à juste titre. Elles sont souvent inexactes, hautement politiques et ne constituent pas une bonne incitation à améliorer la productivité individuelle.
Mais pour de nombreux employés, managers et départements RH, les feuilles de temps restent une réalité épouvantable. Heureusement, des outils éliminent une grande partie de la douleur causée par le suivi des feuilles de temps.
La fonction de suivi du temps en un clic permet au personnel de saisir ses heures facturables, offrant ainsi aux responsables une meilleure visibilité sur leur journée. Les entrées se synchronisent en temps réel, et le tableau de bord et les outils de reporting rendent la gestion du personnel aussi simple que le téléchargement d'un fichier. C'est simple, automatisé et surtout rapide.
4. Dépenses et demandes de congé
Les fonctions RH quotidiennes, comme les demandes de congé, sont beaucoup plus simples (et donc moins chronophages) avec les bons outils et logiciels d'automatisation.
L'utilisation d'un programme en libre-service, comme Turbine, permet à vos employés de demander facilement des congés, de mettre à jour leurs coordonnées, d'enregistrer des dépenses et de gérer des bons de commande depuis leur smartphone ou en ligne. Et, au lieu de se débattre avec des papiers compliqués et des poignées de reçus, les managers peuvent rapidement approuver les demandes et voir les informations sur un employé dans un endroit central. Plus de suivi de la paperasse et plus de demandes manquées !
5. L'engagement des employés
L'automatisation de ces bonnes vieilles enquêtes de satisfaction des employés peut vous faire gagner du temps, améliorer la satisfaction des employés et, en outre, vous fournir de meilleures informations.
Il existe toute une série d'outils et d'applications que vous pouvez utiliser pour "mesurer" automatiquement le bonheur et la satisfaction au travail, souvent en temps réel. Les choix sont nombreux : vous pouvez opter pour une option populaire, ou utiliser quelque chose d'un peu plus agile, qui suit l'humeur de votre équipe avec des smileys.
Il est important de savoir ce que vos employés pensent de leur lieu de travail et de leur rôle pour les fidéliser. En automatisant les mécanismes de retour d'information, vous permettrez à vos employés d'exprimer plus facilement leurs sentiments et donc de faire part de leurs préoccupations.
En outre, vous n'aurez pas à élaborer des enquêtes fastidieuses. Il est assez facile d'automatiser les processus RH, et cela vaut la peine d'y réfléchir si vous n'avez pas une grande équipe RH.
Le guide pas à pas pour gagner du temps
Pour vous aider à vous familiariser avec les rôles et les responsabilités, les nouvelles technologies et à éviter les pièges classiques, le guide des RH modernes à l'usage des managers.
1. Il ne s'agit pas d'un département, mais d'une culture
Peu importe que vous n'ayez pas les moyens de vous doter d'un véritable service interne, car les RH n'ont plus rien à voir avec cela : il s'agit de favoriser une culture d'entreprise collégiale et d'encourager la collaboration sociale.
Mettez en avant la vision de l'entreprise, faites en sorte que les employés s'investissent dans vos objectifs et maintenez la communication à l'échelle de l'entreprise. La meilleure façon d'y parvenir est d'adopter une politique de porte ouverte, d'utiliser les applications de médias sociaux et d'éviter une hiérarchie et une bureaucratie trop importantes.
2. Il est grand temps ! Supprimez la paperasse et réduisez vos charges manuelles
Saviez-vous que les managers passent 15 heures par semaine sur des processus administratifs manuels ? Les feuilles de calcul pour les vacances, les formulaires de dépenses et les redoutables feuilles de temps tuent également l'engagement des employés de première ligne.
Les RH modernes sont plus économes de leur temps. Elles automatisent les processus, se dotent de logiciels en libre-service et disposent d'un intranet d'entreprise pour les politiques et les documents. Un bon logiciel RH est bon marché, facile à configurer et permet à chacun de télécharger et de partager rapidement des documents numériques sur une plateforme unique.
3. Il pose les bonnes questions sur la productivité
Après avoir brûlé les feuilles de temps, par quoi les remplacer ? La gestion de la productivité n'est pas facile, c'est certain, mais il existe de meilleures façons de procéder. Et cela commence par demander à votre équipe ce qu'elle veut.
Agir en fonction du retour d'information de votre équipe sur la manière dont elle peut donner le meilleur d'elle-même est essentiel dans les RH modernes. Mais le fait que la direction se préoccupe suffisamment de la question pour la poser augmente en soi la productivité, c'est ce qu'on appelle l'effet Hawthorne.
4. C'est prendre le bonheur au sérieux
Si le mot "bonheur" semble trop doux pour vos compétences, vous devez le réévaluer. La productivité ne vient pas sans l'engagement des employés. Et celui-ci ne vient pas sans un bonheur authentique.
L'automatisation des tâches manuelles abrutissantes sera utile, mais vous devrez en faire plus pour remonter le moral des troupes. Les managers devraient y penser :
En prenant au sérieux le bonheur et le bien-être des employés, vous réduirez des facteurs tels que les absences et les erreurs de travail, ce qui améliorera également votre retour sur investissement. La gaieté n'est pas chère à long terme, et la négativité coûte très cher.
5. Il s'agit de repenser l'environnement et d'encourager un meilleur équilibre
On passe la majeure partie de la vie au travail, on doit donc réfléchir davantage à la vie au travail. Pour booster le bonheur et lutter contre les employés débordés.
Que vous fassiez le grand saut et optiez pour le télétravail ou que vous donniez simplement plus de choix à vos employés au bureau, la liberté et la flexibilité sont les pierres angulaires des RH modernes.
6. Une embauche plus intelligente et un licenciement minimal
Aujourd'hui, on parle de la "consumérisation des RH". Vous devez donc envisager le recrutement comme du marketing. Ainsi, de nombreux spécialistes du marketing visualisent leurs clients idéaux et s'en inspirent pour les attirer et les retenir, vous devez faire de même pour les descriptions de poste et les processus d'entretien.
Si tout est bien fait, sans oublier la diversité, cela signifie que vous êtes susceptible d'attirer les bonnes personnes et que vous ne vous retrouverez pas à prendre de mauvaises décisions d'embauche. N'oubliez pas que le recrutement et la rétention doivent avoir la même signification.
7. Tout tourne autour de la "gestion des talents"
Aujourd'hui, les employés, en particulier les milléniaux, n'hésitent pas à démissionner s'ils ne progressent pas ou s'ils ne sont pas traités sur un pied d'égalité. C'est là que les managers manquent souvent de perspicacité, ils transpirent pour embaucher les meilleurs talents, puis les soumettent à des tâches répétitives ennuyeuses et à la hiérarchie de la chaîne de commandement.
La "gestion des talents" est un mot à la mode. Mais il ne s'agit pas de jouer à Hollywood, vos employés ne sont (probablement) pas des divas exigeantes, et votre travail n'est pas si cool. Mais vous devez être un peu cool. Comment ? En vous souciant réellement de leur développement personnel et professionnel. Et cela signifie se mettre à leur niveau.
8. C'est comprendre et écouter vos employés
Pour que les gens s'investissent dans l'entreprise et dans leur travail, il faut que vous sachiez communiquer avec eux. Laissez tomber les évaluations. Donnez un bon feedback bidirectionnel et ayez une conversation humaine. Il s'agit de communiquer avec les gens en permanence.
Il existe une entreprise qui a des entretiens mensuels et utilise des applications pour ouvrir différentes lignes de communication. Les gens sont un jeu d'enfant à gérer si vous parvenez à instaurer une culture de la confiance. Soyez du côté de vos employés et ils seront du vôtre.
9. Elle est axée sur les données et l'analyse
Selon le rapport sur le capital humain, un peu moins des trois quarts des entreprises considèrent l'analyse comme une priorité principale pour les RH cette année. Les logiciels qui enregistrent et classent automatiquement les informations dans un endroit central vous permettent d'alimenter et d'analyser facilement les données.
En fonction de ce que vous mesurez, il peut s'agir de périodes de congé, de la contribution des personnes à des projets ou du niveau de bonheur au travail.
10. Les RH modernes ne sont que des humains utilisant leurs ressources
Les RH modernes consistent à adopter de nouvelles méthodes de travail, de nouveaux styles de gestion et de nouvelles technologies pour aider à travailler de manière plus collaborative. Les entreprises devraient vraiment réfléchir à la manière dont leurs employés peuvent être plus heureux, plus productifs et meilleurs collègues.
On dispose tous d'une quantité limitée de temps, de matière grise, de volonté et de patience. Pour être une équipe humaine efficace au travail, on doit se mettre d'accord et trouver de meilleures façons de gérer et d'utiliser ses propres ressources.
Les sept outils indispensables aux responsables RH qui aiment les choses simples
Le recrutement, la fidélisation et l'engagement des talents sont des tâches difficiles : vous ne vous contentez pas de soutenir vos collègues, vous construisez et gérez un personnel plus efficace. Mais les bons outils pour les RH peuvent vous donner une longueur d'avance.
Choisir les bons outils pour les RH
Ne vous laissez pas éblouir par des produits qui n'ont que des cloches, des sifflets et du tape-à-l'œil. Recherchez une technologie simple et intelligente, facile à utiliser et qui donne des résultats tangibles.
Lisez quelques études de cas et des critiques indépendantes et expérimentez un peu. Choisissez peut-être quelques personnes ou une équipe de votre entreprise pour tester le logiciel et obtenir leur avis. Mais posez toujours la question suivante : " En quoi cela est-il utile ? Si vous ne pouvez pas répondre, n'utilisez pas le produit.
Voici sept des meilleurs outils pour les responsables RH qui cherchent à faciliter un peu plus leur travail.
Recrutement
L’outil va à l'encontre des outils de recrutement complexes et des feuilles de calcul ad hoc. Il est simple, puissant et facile à utiliser.
Il rationalise l'ensemble de votre processus de recrutement, des pages de carrière et de la syndication des sites d'emploi aux analyses et au recrutement social, ce qui signifie que tout se trouve en un seul endroit et que vous pouvez facilement voir à quel stade se trouve chaque candidat et partager ces informations avec vos collègues.
Les analyses vous permettent, par exemple, d'établir où vous trouvez vos meilleurs candidats afin de cibler et d'affiner votre stratégie de recrutement.
Il dispose également d'une fonction de téléchargement de CV par glisser-déposer, ce qui vous évite de couvrir votre bureau et de remplir votre armoire de classement de CV papier.
Et, grâce à une structure tarifaire flexible, vous pouvez trouver un plan qui vous convient.
Si vous recherchez la possibilité d'augmenter et de réduire votre effectif en toute simplicité, utilisez Elance. Il vous permet de rechercher des freelances ayant les compétences que vous recherchez et de les engager pour des projets à court terme, ce qui signifie que vous pouvez rapidement constituer une équipe à moindre coût.
Incitations
Lorsqu'il s'agit de féliciter votre personnel, une prime et une tape dans le dos ne suffisent pas toujours, en particulier pour les travailleurs intellectuels.
Cet outil offre à vos employés des avantages de grande qualité, allant des économies sur les frais de garde d'enfants aux réductions sur les achats et aux offres de voyage, pour leur donner un coup de pouce et les garder motivés, et vous aide à attirer et à retenir les talents.
Stockage de fichiers
Avec les RH vient la paperasse, et il est utile de tout avoir au même endroit.
Utilisez une application de scanner de documents pour iPhone, ou l'une des nombreuses autres, pour convertir vos fichiers papier en fichiers PDF ou JPEG, puis stockez-les dans le nuage avec une application. Vous disposez ainsi d'une archive consultable de vos fichiers, ce qui vous permet de trouver rapidement ce dont vous avez besoin et de le partager avec vos collègues.
Social : Salle
En tant que responsable des ressources humaines, vous avez également la responsabilité d'entretenir la bonne culture d'entreprise, ce qui implique en grande partie d'encourager la conversation et la collaboration au sein de l'entreprise, en particulier pour les équipes distantes. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire.
Grâce à ses fonctions de chat en temps réel, de chat vidéo et de partage de fichiers, Hall recrée les moments de convivialité du bureau et fournit une plate-forme intuitive pour une collaboration efficace. Vous et vos collègues pouvez l'utiliser pour discuter, partager des documents et rester dans le coup, à tout moment et en tout lieu.
Gestion du personnel
Les équipes de plus en plus mobiles posent également un nouveau défi à la gestion du personnel. Comment garder la trace des horaires, des dépenses et des informations personnelles des employés lorsque votre équipe travaille ici, là et partout ?
Cette application vous offre, à vous et à vos collègues, un moyen plus simple de gérer les congés, les bons de commande, les notes de frais et les dossiers des employés. Tout est en ligne et en un seul endroit, vous ne manquerez plus jamais l'anniversaire de Sally, et, grâce à la fonctionnalité de libre-service, les employés peuvent mettre à jour leurs propres informations et gérer leurs propres congés, achats et dépenses, où qu'ils soient.
Cela rend vos formalités administratives un peu moins fastidieuses.
Des outils pour les RH qui fonctionnent pour vous
En fin de compte, bien sûr, vous devez trouver les outils qui fonctionnent pour vous et votre entreprise.
Il ne s'agit pas d'avoir un outil pour chaque éventualité, mais de trouver un logiciel convivial qui puisse rationaliser vos processus.
Déterminez vos besoins et continuez à expérimenter pour voir ce qui vous convient.
Blogs à lire absolument pour le responsable RH moderne
On a passé au crible l'internet pour trouver les meilleurs blogs pour le responsable RH moderne. Ces organisations et ces personnes abordent les bases de la gestion des RH, examinent les tendances pertinentes et traitent de la manière dont la technologie modifie les ressources humaines.
Il existe, par exemple, un site qui décrit comme le site RH à la croissance la plus rapide. Il publie quotidiennement de nombreux articles provenant de divers contributeurs et dispose d'une section entière consacrée aux technologies RH.
Vous pouvez aussi rencontrer un blog connu pour son humour et son obsession du barbecue. Il participe également à un podcast régulier.
Vous pouvez vous tourner vers un blog connu dans le monde des RH et qui peut se vanter d'avoir une foule de contributeurs. Des commentaires avisés sur des sujets pertinents et fascinants vous seront proposés.
Certain s'intéresse à la manière dont la technologie et la gestion des talents s'articulent dans les petites et grandes entreprises. Tandis que d’autre se concentre sur les membres seniors des RH, leurs carrières et leurs idées. Il approfondit des sujets tels que l'analyse de la main-d'œuvre, les données et les changements dans les RH.
Vous pouvez aussi trouver un blog axé sur la question de la pertinence des changements sur le lieu de travail. L'entreprise à l'origine du contenu se concentre sur l'assistance à la gestion des talents et la formation aux médias sociaux.
Peut-être que vous serez intéressé par un blog qui traite de sujets RH plus techniques. Il se concentre sur " les pratiques RH, la technologie et les résultats commerciaux ".
Sans oublier les blogs qui ont des années d'expérience dans la profession des RH et enseignent les RH en tant que professeur d'université. Ils abordent les questions fondamentales des RH, les nouvelles tendances et la technologie des RH.
Un blog qui se concentre sur le développement personnel du professionnel des RH et sur le métier de RH est aussi interressant. Des critiques de livres et des eBooks gratuits pour des ressources supplémentaires sont également proposés.
L'objectif principal de quelques sites est d'aborder l'intersection entre les personnes et la technologie sur le lieu de travail. Les sujets abordés comprennent la gestion du personnel, le recrutement et des discussions sur l'avenir des RH.
Il y a le blog qui a un large lectorat et tend à aborder des sujets RH plus généraux, mais le contenu est intelligent et utile. Le site publie fréquemment des messages et est actif sur Twitter avec des liens vers des contenus pertinents.
Vous pouvez aussi consulter les blogs qui organisent une conférence annuelle. Ils fournissent du contenu avant et après l'événement, avec des réflexions sur les tendances RH et des discussions. C'est un moyen de suivre l'événement et les personnes qui y participent.
Si vous voulez simplement voir un appel des blogs RH les plus récents sur le Web, il y en a ceux qui vous offrent exactement cela. Il rassemble des articles provenant de nombreux sites différents et vous pouvez sélectionner les sujets qui vous intéressent.
D’autres blogs sont axés sur le recrutement et traite de la manière dont la technologie et les médias sociaux modifient la façon dont les entreprises se présentent aux employés potentiels.
Que dites-vous d’un blog qui couvre les médias sociaux et la technologie avec une bonne perspective sur les RH traditionnelles et la façon dont les nouvelles technologies s'y intègrent. Sachez qu'ils sont de grands amateurs d'infographies.
En cherchant la bonne adresse, on vous propose une pléthore de sujets sur les RH, notamment sur la technologie, le droit et les activités des RH. Il n'est pas nécessaire d'être membre pour profiter de cette ressource.
Certaines plateformes aiment écrire sur les RH et sont particulièrement intéressées par la façon dont le cloud et les autres technologies modifient le lieu de travail, et comment cela affecte à la fois les responsables RH et les employés.
Les ressources humaines sont un rôle en constante évolution et toutes ces sources s'efforcent de rester à l'avant-garde des tendances, de discuter de sujets et de questions pertinents et de partager leurs expériences, afin que vous puissiez être prêt pour ce qui se passe aujourd'hui et demain dans le domaine des RH.
