Ironiquement, la gestion du temps est un problème qui touche tout le monde, mais que personne n'a le temps d'aborder. Cependant, il vaut la peine de consacrer un peu d'attention à l'analyse de la façon dont vous brûlez votre temps et s'il est possible de mieux s'organiser. Gérer le temps au travail pour être plus efficace est possible, mais il faut s'en occuper activement.
Il n'y a pas de doute, le temps passe. Et plus le temps passe sans que vous vous organisiez mieux, plus vous perdez, et avec cela, de l'énergie et des opportunités. C'est pourquoi il est essentiel d'analyser votre journée de travail pour voir si vous devez apporter des changements.
Les 21 conseils pour gérer son temps au travail et être plus efficace
La gestion du temps est une question complexe qui va de l'augmentation de la productivité à l'équilibre entre vie professionnelle et vie familiale. L'objectif est d'éviter l'épuisement, de créer de bonnes habitudes et de fixer des objectifs à long terme. La planification et l'établissement de priorités sont le secret pour reprendre le contrôle de votre temps et de votre vie, quelle que soit votre occupation. Jory MacKay propose 21 stratégies pour mieux gérer son temps.
Comprendre où s'arrête votre temps
Gérer le temps ne consiste pas à se laisser envahir par l'anxiété ou la peur de le perdre. Il s'agit plutôt de comprendre les avantages d'une utilisation plus judicieuse, comme l'explique M. MacKay. D'où le premier groupe de stratégies et de conseils :
- Comprenez que la gestion du temps est une question importante. Comme nous l'avons dit, il ne s'agit pas d'avoir peur de perdre du temps, mais de comprendre les avantages d'une bonne gestion du temps.
- Soyez réaliste : quelle quantité de travail pouvez-vous réellement accomplir en une journée ? Vous pouvez penser que le temps est simplement une ressource dont vous avez besoin en plus grande quantité, mais avoir plus de temps ne signifie pas nécessairement être plus productif. La meilleure façon de le gérer est de planifier ce sur quoi vous allez travailler et quand.
- Déterminez où se produisent les fuites de temps. Plus vous comprendrez le déroulement de la journée de travail, plus vos efforts auront un impact sur la gestion globale.
- Fixez des objectifs quotidiens et adoptez des systèmes de comptage pour vous aider à comprendre comment vous utilisez votre temps. Une fois que vous avez une vue d'ensemble, vous pouvez commencer à changer votre journée.
- Créez une routine matinale motivante. Une bonne routine matinale vous prépare à une journée de travail productive, c'est un élan positif qui nous porte jusqu'au soir.
- Abandonnez le multitâche. La recherche confirme qu'il est impossible pour un être humain de se concentrer sur plus d'une tâche à la fois. Si vous vous apercevez que vous avez perdu votre concentration, arrêtez-vous et notez vos pensées avant de revenir à la tâche principale.
Donnez la priorité à la partie la plus importante du travail et déléguez le reste.
Une fois que vous avez déterminé où va votre temps, vous devez décider à quoi le consacrer. Pour cette raison, MacKay recommande que vous :
- Identifier les travaux urgents. Comprendre ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui n'est pas important ou urgent vous aide à établir un calendrier raisonnable.
- Une fois que vous avez établi vos priorités, soyez catégorique. Choisissez vos principaux objectifs et concentrez-vous sur eux.
- Utilisez la règle du 30X pour déléguer certaines tâches. C'est la règle de Rory Vaden : passer 30 fois le temps qu'il faut pour accomplir une tâche pour apprendre à quelqu'un d'autre à la faire. Prendre le temps d'enseigner à une autre personne, puis déléguer, vous fera gagner 1100 minutes par an. Ou, comme le dit Vaden, une augmentation de 733 el ROTI (Return on Time Invested).
- Retrouvez le mot "non" dans votre vocabulaire. Selon un article publié par l'université de Chicago, dire "je ne veux pas" au lieu de "je ne peux pas" permet de se débarrasser beaucoup plus facilement des engagements non désirés.
Établir un programme quotidien fonctionnel
Une fois que vous avez franchi les premières étapes, il est temps d'étudier un calendrier pour gérer efficacement votre temps.
- Fixez des horaires, pas des délais. Mackay emprunte ici les conseils de James Clear. Au lieu de courir après une date limite (et de vous sentir frustré si vous ne parvenez pas à respecter le calendrier), fixez-vous un objectif significatif et établissez un calendrier.
- Faites des plans en fonction du temps, et non des activités. Répartissez le travail occupé en sessions d'une durée quantifiable. En organisant la journée en fractions de temps plutôt qu'en tâches, vous pouvez commencer à gérer votre emploi du temps en fonction d'une date (ou d'un engagement) connue.
- Prévoyez des interruptions et des temps de repos. Vous avez besoin de temps pour vous reposer et vous devez accepter qu'il y ait des interruptions. S’il n'en tient pas compte, il travaille de manière chaotique. Les événements inattendus existent et votre corps vous alerte lorsqu'il est temps de faire une pause. Si vous ne laissez pas de marge, vous pourriez voir les programmes s'effondrer soudainement.
- Séparez le "temps du créateur" du "temps du gestionnaire". Il est facile de remplir son temps avec des tâches routinières et de ne pas laisser assez de place pour un travail "significatif". C'est une chose de fabriquer, c'en est une autre de gérer.
- Activités par lots tout au long de la semaine. Regroupez les activités similaires et profitez de l'élan qui accompagne le démarrage d'un emploi. Appliquez la première loi de la dynamique de Newton à la productivité : "un objet en mouvement continue son mouvement".
Utilisez l'espace pour gérer votre temps au travail d'une manière plus motivante.
Le calendrier et l'agenda ne sont pas les seuls outils de gestion du temps que vous possédez. Mackay suggère quelques stratégies à utiliser au bureau qui peuvent influencer votre façon de travailler.
- Essayez la méthode du pop-corn pour "débloquer le temps". Changer de lieu de travail au cours de la journée peut être un bon moyen de maintenir la motivation et la productivité. C'est la technique proposée par Joel Runyon et elle fonctionne comme suit :
- Travaillez en fonction du rythme énergétique de votre corps. Organisez votre travail de la manière qui vous convient le mieux. Ne pensez pas seulement en termes de gestion du temps, mais aussi en termes d'énergie.
Protégez votre temps
Les situations qui tenteront d'occuper votre temps ne manqueront jamais. Le temps doit être protégé pour éviter qu'il ne soit mal utilisé. Mackay donne le conseil suivant.
- Utilisez la "paresse stratégique" pour travailler sur les bonnes choses. Le concept de paresse stratégique consiste à donner la priorité aux travaux et tâches importants et à s'accorder un peu de paresse pour ceux qui le sont moins.
- Défendez automatiquement votre temps non négociable. Il est important de s'assurer que le travail qui demande de la concentration se déroule sans heurts et sans interruptions. Évitez les distractions. Il existe des outils qui vous permettent de communiquer automatiquement avec les autres lorsque vous n'êtes pas disponible. Sinon, trouvez un moyen de communiquer que vous êtes concentré et que vous ne voulez pas être dérangé.
- Utilisez la méthode Ivy Lee pour bien terminer votre journée. Ivy Lee recommande une routine quotidienne simple en cinq étapes pour atteindre une productivité maximale.
- N'oubliez pas les avantages du temps libre. La gestion du temps ne se limite pas au travail. Pour trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui nous permette de rester en bonne santé et heureux, nous ne devons pas oublier le temps consacré au repos, aux loisirs et à la socialisation.
Mieux gérer le temps au travail : un défi possible
Gérer son temps au travail et être plus productif est un défi à la portée de tous. Cependant, vous devez vous arrêter et réfléchir à ce que vous faisiez, à la manière dont vous le faisiez et à ce que vous voulez vraiment réaliser. "Faire" ne signifie pas nécessairement travailler ou faire avancer les choses.
Prenez le temps d'étudier votre routine et de replanifier vos activités. Grâce à ces conseils, il vous sera plus facile d'organiser votre journée de travail ou d'étude et d'obtenir de meilleurs résultats.
